La presente informativa descrive quali dati personali vengono raccolti attraverso le applicazioni mobili GymMemory (app soci, app pubblica e app professionisti), il sito web e i relativi servizi backend, con quali finalità e modalità vengono trattati e quali diritti spettano all’interessato.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è:
Mora Mattia
Sede legale: Via Francesca 140, 46040 Rodigo (MN)
P. IVA: 02706000201
Email: [email protected]
GymMemory è una piattaforma gestionale in modalità SaaS utilizzata da centri sportivi e palestre. Laddove i dati dei soci siano trattati per conto di una specifica palestra cliente, tale palestra può assumere il ruolo di autonomo titolare o contitolare del trattamento; in tali casi si applica anche l’informativa fornita dalla singola struttura.
2. Dati personali raccolti
A seconda dell’applicazione utilizzata e del ruolo dell’utente (socio, professionista, amministratore), possono essere raccolte le seguenti categorie di dati:
Dati anagrafici e di contatto
- Nome e cognome
- Indirizzo email (utilizzato anche come credenziale di accesso)
- Numero di telefono
- Codice fiscale
- Data di nascita
- Città e indirizzo di residenza
Dati relativi all’attività sportiva e all’account
- Iscrizioni, abbonamenti, prenotazioni di lezioni e corsi
- Schede e programmi di allenamento
- Documento di consenso al regolamento/privacy caricato in fase di iscrizione
- Importi e stato dei pagamenti degli abbonamenti (registrati dallo staff della struttura)
Dati particolari (sanitari)
- Certificato di idoneità medico-sportiva (file caricato)
- Data di scadenza della visita medica
Dati tecnici e di utilizzo
- Token del dispositivo per le notifiche push (Firebase Cloud Messaging)
- Date di registrazione e di ultimo accesso
- Cronologia delle conversazioni con l’assistente AI “Memo” (per gli utenti professionali/amministrativi)
3. Finalità e basi giuridiche
| Finalità | Base giuridica (art. 6 GDPR) |
|---|---|
| Registrazione, gestione dell’account e autenticazione | Esecuzione di un contratto / misure precontrattuali (art. 6.1.b) |
| Gestione di abbonamenti, prenotazioni, corsi e schede | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b) |
| Gestione del certificato medico e della scadenza della visita | Consenso esplicito (art. 9.2.a) — vedi §4 |
| Invio di notifiche push di servizio (promemoria, comunicazioni) | Esecuzione del contratto / legittimo interesse (art. 6.1.b/f) |
| Adempimenti fiscali, contabili e amministrativi | Obbligo legale (art. 6.1.c) |
| Assistenza AI “Memo” per operatori e amministratori | Legittimo interesse del titolare / esecuzione del contratto (art. 6.1.f/b) |
| Sicurezza dei sistemi e prevenzione degli abusi | Legittimo interesse (art. 6.1.f) |
4. Dati sanitari (categorie particolari di dati)
Il certificato di idoneità medico-sportiva e la relativa scadenza costituiscono categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 del GDPR. Tali dati sono trattati esclusivamente sulla base del consenso esplicito dell’interessato e/o per finalità connesse alla tutela della salute nell’ambito dell’attività sportiva.
I file dei certificati medici sono conservati su archiviazione cloud sicura (Google Cloud Storage) con accesso limitato al personale autorizzato della struttura. L’interessato può revocare il consenso in qualsiasi momento; la revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca e può comportare l’impossibilità di fruire di alcuni servizi che richiedono l’idoneità medica.
5. Assistente AI “Memo”
Le funzionalità amministrative e professionali includono un assistente conversazionale basato su intelligenza artificiale (“Memo”), fornito tramite il servizio di Groq, Inc. (Stati Uniti). Per rispondere alle richieste dell’operatore, all’infrastruttura AI possono essere trasmessi:
- i messaggi digitati dall’operatore e il relativo storico della conversazione;
- il nominativo dell’operatore che effettua la richiesta;
- dati anagrafici e, ove pertinenti, informazioni relative ai soci (ad esempio contatti e scadenza della visita medica) e ai contenuti delle schede di allenamento, quando necessari a evadere la specifica richiesta dell’operatore.
Il trattamento avviene per finalità di supporto operativo e non è utilizzato per l’addestramento di modelli di terzi. Il trasferimento verso gli Stati Uniti è disciplinato come indicato al §9.
6. Notifiche push
Per l’invio delle notifiche push (promemoria di lezioni, comunicazioni della struttura, aggiornamenti) le applicazioni utilizzano Firebase Cloud Messaging (FCM) di Google. A tal fine viene generato e memorizzato un token identificativo del dispositivo, associato all’account dell’utente. L’utente può disattivare le notifiche in qualsiasi momento dalle impostazioni del dispositivo; al logout il token viene rimosso dai nostri sistemi.
7. Permessi del dispositivo
Le applicazioni possono richiedere i seguenti permessi, esclusivamente per le finalità indicate e previo consenso dell’utente:
| Permesso | Finalità |
|---|---|
| Notifiche | Ricevere promemoria delle lezioni prenotate e comunicazioni della struttura |
| Fotocamera | Scansionare documenti (es. certificato medico) da caricare |
| Galleria / File | Selezionare e caricare documenti dal dispositivo |
Nessun permesso viene utilizzato per raccogliere dati diversi da quelli necessari alle finalità sopra indicate.
8. Destinatari e fornitori (responsabili del trattamento)
I dati possono essere trattati, per conto del Titolare, dai seguenti fornitori di servizi, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR:
| Fornitore | Servizio | Dati coinvolti |
|---|---|---|
| Google (Firebase Cloud Messaging) | Invio notifiche push | Token dispositivo |
| Google Cloud Storage | Archiviazione sicura di allegati (inclusi certificati medici e documenti) | Documenti, dati sanitari |
| Groq, Inc. (USA) | Elaborazione dell’assistente AI “Memo” | Messaggi, dati anagrafici, dati dei soci pertinenti |
| Apple / Google | Distribuzione delle app tramite gli store | Dati account store |
| Fornitore di hosting/server | Infrastruttura del backend GymMemory | Tutti i dati della piattaforma |
I dati non sono oggetto di diffusione né di cessione a terzi per finalità di marketing.
9. Trasferimento dei dati verso Paesi extra-UE
Alcuni fornitori (in particolare Groq, Inc. e taluni servizi Google) possono trattare i dati in Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, inclusi gli Stati Uniti. In tali casi il trasferimento avviene sulla base di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR, quali le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea e/o l’adesione del fornitore a quadri di adeguatezza applicabili (es. EU-US Data Privacy Framework), ove disponibili.
10. Conservazione dei dati
- I dati dell’account e dell’attività sportiva sono conservati per la durata del rapporto e, successivamente, per il tempo necessario ad adempiere agli obblighi di legge (in genere fino a 10 anni per i dati contabili/fiscali).
- I certificati medici sono conservati per il periodo di validità e per il tempo necessario alle finalità di tutela della salute e agli obblighi correlati.
- Il token del dispositivo è conservato fino al logout o alla disinstallazione dell’app.
- La cronologia delle conversazioni con l’assistente AI è conservata per il tempo necessario a garantire la continuità del servizio di supporto.
11. Diritti dell’interessato
In relazione ai dati trattati, l’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR:
- diritto di accesso ai propri dati;
- diritto di rettifica dei dati inesatti o incompleti;
- diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”);
- diritto di limitazione del trattamento;
- diritto alla portabilità dei dati;
- diritto di opposizione al trattamento;
- diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudizio per la liceità del trattamento precedente;
- diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Le richieste possono essere inviate ai contatti indicati al §15. L’eliminazione dell’account e dei dati associati può essere richiesta scrivendo all’indirizzo del Titolare.
12. Minori
I servizi non sono destinati all’utilizzo autonomo da parte di minori di 14 anni. Qualora un minore sia iscritto a una struttura, i relativi dati sono trattati sulla base del consenso prestato da chi esercita la responsabilità genitoriale, nel rispetto della normativa applicabile.
13. Sicurezza
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione, tra cui trasmissione cifrata (HTTPS), controlli di accesso basati sui ruoli, separazione dei dati tra le diverse strutture (architettura multi-tenant) e archiviazione sicura dei file.
14. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata nel tempo per riflettere modifiche normative o dei servizi. La versione vigente è sempre disponibile a questo indirizzo, con indicazione della data di ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali, gli utenti potranno essere informati tramite i consueti canali di comunicazione.
15. Contatti
Per esercitare i propri diritti o per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali:
Mora Mattia
Email: [email protected]
Indirizzo: Via Francesca 140, 46040 Rodigo (MN)
Questo documento costituisce l’informativa privacy resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 e viene indicato come URL della Privacy Policy presso Apple App Store e Google Play Store per le applicazioni GymMemory.